Нужна ли номенклатура дел кадровой службы для частных фирм?

АВТОгид В стране

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: организационно-распорядительных (приказов, распоряжений), локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И, конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его, исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии со ст. 3 Закона «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики» от 22 ноября 1999 года № 125 юридические лица независимо от форм собственности обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Кыргызской Республики по архивному делу. Также согласно ст. 10 вышеуказанного закона юридические лица негосударственных форм собственности обязаны вести документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан. К таковым правомерно можно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться компанией-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

В ст. 1.3. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, составленного в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики» и другими нормативными правовыми актами, указано, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов общих для всех или большинства учреждений, в том числе негосударственных.

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение двух основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Номенклатура структурного подразделения компании по кадрам должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Условимся, что наша компания пользуется правилами Госархива КР, также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная компания принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Госархива, порядок действий будет следующим.

Специалисту по кадровому делопроизводству нужно будет:

— окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе, при необходимости откорректировать их;

— согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива, а также руководителем кадровой службы;

— дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме.
  • согласовать сводную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Если вы хотите получить актуальные знания в области трудового законодательства, научиться принимать правильные решения в спорных ситуациях и чувствовать себя уверенно при обсуждении вопросов, связанных с ТК КР, или обучиться востребованной профессии, то в этом вам поможет тренинг по кадровому администрированию, который пройдет с 25 по 27 марта в Бишкеке. Тренинг универсальный, будет полезен как для начинающих кадровых специалистов, так и для опытных, для HR менеджеров, для бухгалтеров и офис-менеджеров.

Все подробности по программе вы можете узнать на официальном сайте или позвонить нам: +996 755 960 731; +996 556 960 731 (WhatsApp).

На тренинге вы научитесь:

  • Профессиональному ведению кадрового делопроизводства с нуля;
  • Самостоятельно проводить аудит кадровой документации и находить ошибки в кадровых документах, оперативно их исправлять и далее не допускать;
  • Вести кадровый учет в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, согласно Кыргызскому трудовому законодательству;
  • Составлять трудовые договоры, личные дела, приказы, вести учет рабочего времени, правильно нанимать и увольнять персонал;
  • Регулировать самые трудные трудовые споры и предотвращать их появление в будущем.
  • Сегодня — лучшее время, чтобы начать безошибочно вести кадровый документооборот организации, в том числе электронный.

Ведущий тренер, эксперт по кадровому администрированию компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры» Ч. Адамалиева

Добавить комментарий